订单不是一行行无聊的数据，而是串起整个物流活动的主线。

物流作业总是得依靠各种订单计划：进仓有入库单、拣选有拣货单、出库有发货单、厂间运输有调拨计划（调拨单）……订单不是一行行无聊的数据、一沓沓一式几联的单据而已，而是串起整个物流活动的主线。

1、要管好订单，我们真的了解下单的人（客户）吗？

· 客户档案

想了解客户，就得建立定期更新的客户档案，从中我们能够知道总共服务的有多少家客户，最重要的是哪家，界定重点客户的标准是什么，每个客户的下单频率是多高，订单包含的品项集中在哪些，每次下单量多大，运输方式是哪种，用何种车型为主，运距有多远……

· 下单规则

为避免下单混乱及大量紧急订单，应明确界定接单日和发运日，及截单时间、订单审批权限等规则。

比如正常的发运日为接单日的第二天，截单时间为每天下午2点，那么2点前下的单，第二天送到为正常订单，要求当天送到的为紧急订单；2点后下的订单，要求当天及第二天送到都作为紧急订单。

规定好紧急订单必须得到什么职位的人审批才能发运，以控制成本。

· 订单满足情况

我们深入了解客户，明确订单规则，通过严密的执行，目的还是为了更好地完成订单。订单完成得怎么样，必须要有统计，用数据结果来说话。

除了整体的订单送达汇总数据，还必须分析到具体客户的订单满足情况，才能发现运作的不足及改善方法，以更好地满足每个客户的订单。

2、下单前要不要先检查库存？

有些公司是先检查再下单，有些则是直接下单不看库存，并没有标准答案，很多公司也不曾把这当作一个严肃的问题来看待，而是觉得之前一直都这样，好像影响不大，真是这样吗？

我们分几种情况来看：

· 下单不检查库存（结果不好）

直接下单，不看库存，但经常出现下了订单，发现产品库存无法满足而造成要改单换品种、数量才能执行，影响效率、增加工作量甚至产生较多的出错；

客户需求不确定时，存在仓库中有库存的产品下单很少，而无库存产品大量下单的情况；

由于改单（品种、数量）不一定能满足客户的需求，会出现大量订单因库存不能在订单有效期内满足，而引起很多的客户投诉。

· 下单先检查成品库存

销售下单时检查若发现没有库存的产品就不下单，或者改成其他品种，这样对于物流短期内是有好处的，会把仓库内的货物及时清走，保证库龄和周转效率，也免去了大量的改单操作。

但长期来看，会对供应链产生不良影响，即订单只体现了被修改过的需求（按库存改单），你把库存积压产品硬塞给客户，客户的原始需求品种和数量等信息没有得到收集，他一直卖的可能是周转比较慢的品种，并不是市场的真实需求。

长期来说有可能被市场逐渐抛弃，而供应链却后知后觉，不能准备真正属于市场所需的库存，相当于是从前的“以产定销”模式。

在销售压力大时，不排除会出现部门间的扯皮，比如销售月度目标是100万，但只能拿到80万的订单，还有20万缺口他们可能会让经销商下单到目前库存不足的品种上去，然后推托说销售任务100万是能完成的，只是工厂生产库存不足，所以是供应的问题。

等下个月这些缺货的品种补充到足够库存时，销售又根据当时的库存信息，把缺口订单下到最近的缺货品种上去，说是市场变化了……

人不能无耻成这样，但指标压力足够大时，无耻起来就可以不是人了。

（库存可见，相当于将供应链的底牌亮给销售，将自己陷入被动）

· 下单无权检查成品库存（结果好）

这点跟第一点的无准备下单不同，是基于详尽的分品种销量预测基础上的盲下单。

即按照预测数据去生产、储备库存，下单时无论产品是否有库存，只要是按照订单规则来下，并通过审批后都是有效订单，物流不能拒绝。

短期内可能因预测和实际订单不一致，而导致部分品种缺货，但缺货的订单数据会作为下一次销量预测的依据，不断地去提高预测准确性，长期来看会使缺货情况得到持续改善；生产的品种也因符合市场需求，相当于“以销定产”模式，不容易产生长年的积压库存。

3、订单规则该如何应用

随便去问物流部一个发货相关的员工，客户的订单规则是怎么样的？他可能会滔滔不绝地告诉你，这个客户一般是下多少件、用多大的车，那个客户一般又是多少……

但这只叫客户下单的规律，并不是我们给客户制定的规则，如果没有给客户规则，那他们下单就会比较随意、或者只便于客户不便于我们物流。

接下来一起看看订单规则该如何应用：

· 体现物流运作特性

对于下单，从销售角度来看，最重要的是客户下了多少钱，才好计算自己的业绩达成情况；从客户角度来看，往往是方便更重要。

比如什么品种几千件，什么品种几百件，整百整千容易点数收货；而对于物流，最好是充分考虑运作的特性，比如整托盘、整车的数量。

假如没有订单规则，客户按自己方便可能就下2000件的货，结果到了物流，发现是35托（每托56件，共1960件）还要加上40件，这40件得从一个整托56件中去拆，或者别的零头数托盘中拆，拆托的过程就是工作量以及增加的出错机率。

如果订单规则是整托，比如客户下单就是按整数托下（36托），有小的计算工具自动告诉客户就是2016件，客户按2016件下过来的订单，物流就能整托出库，简化操作、减少出错。

因此，物流根据每个品种的整托数、每种车型的最大装载托数、每个客户的下单频率和数量范围等因素来制定订单规则，由销售发给客户，要求客户按订单规则去下单，这样能加快订单完成的速度的提高准确度，不符合的订单规则的需要额外审批，以降低拆托、剩尾数的比例。

· 回顾订单规则执行符合度

订单规则不可能一旦发给客户，就能严丝合缝地按规则下单的，法律颁布都做不到这点，所以需要不断去回顾实际的执行情况，将不符合的客户下单情况与销售反复沟通，去协调客户不断提高符合度，最终才能有益于公司整体操作效率及成本的控制。

· 及时修改规则以贴合实际

订单规则并不是铁板一块，制定了以后就一成不变的，应该随着条件变化而进行修改，以适应最新运作实际。

比如一个新产品面世前需要将该品种的下单规则增加进去，计重收费实施后车辆运载吨位下降了，也要根据装载标准及时修改订单规则并发布，而不是在新情况下大量改单后才想起来要修改规则。

没有规则，客户会给你规则，你操作起来很麻烦的规则；只有不放弃制定规则的权利，让客户按照我们自己的规则来下单，才能实现高效低成本的运作。

4、“改单”应有严谨的流程

下订单是很严肃的事情，但有些情况下客户会出现乱下单，导致临时改单、甚至取消订单的情况，给物流造成不利的影响。

比如仓库里有A品种（易销）库存，也有B品种（滞销），有时销售为了清理掉B品种的库存，特意跟客户说没有A品种的货，要求客户下B品种的订单。

客户下单后到仓库自提，发现原来有A品种的货，一定要改单换成A品种，于是就产生了改单的一系列操作，增加麻烦、产生库存积压甚至影响其他订单（本来库存预着给其他订单的量）。

订单的修改及取消（以下简称改单）应该有严谨的流程进行控制。

· 改单审批流程

下单后应该要有确认订单的过程，一经确认就是有效订单，必须得到严格执行。确认的方式可以是付款、信用额锁定、审批或其他操作。有效订单还被取消或修改的，必须记录原因用于分析。

物流从运作角度要界定清楚运作到哪一段后会产生额外成本，比如有效订单到仓库后，如果订单还未打印、货物还没有分拣，这期间取消订单并没有发生实际运作，所以不会产生额外成本。

假如货物已经分拣，或者正在装车，突然接到订单取消或修改的通知，又得把货物卸下来重新拣新的货来满足新订单，就会产生额外成本。

即使销售为了客户关系，承诺不收取改单的费用，物流还是应该计算并列明改单的成本以让销售知道，让公司了解，从而进一步规范订单管理，减少有效订单的取消和修改。

订单品种和数量的修改会影响库存，进而影响其他订单。

例如，甲客户原先下单订购B品种1000件，提货时发现有A品种1500件库存，要改成1000件A品种的货，如果不加控制，原来下A品种订单800件货的乙客户就只剩500件可提货，缺货300件！遵守下单规则的乙客户没有得到订单保障，而随意改单破坏规则的甲客户却满足了，长此以往将引起越来越多人去挑战有效订单的权威。

除了品种、数量等信息外，修改送货地址是一个风险更高的改单行为。正常情况下每个客户有一个或几个固定的送货地址，线路经过确认能保证预算成本内可及时送达，而客户临时放到台面上修改送货地址的改单操作，最多只是增加额外运费、或者造成不及时送达的投诉等运作风险。

如果客户订单上不修改地址，实际却要求物流供应商私底下配合送到别的地方，就有市场、销售及价格体系的重大风险了。